Automatisierung mit Kompass: Reifegrad verstehen und umsetzen
Heute tauchen wir in das SMB Automation Maturity Model – Assessments and Roadmaps – ein und zeigen, wie kleine und mittlere Unternehmen ihren Automatisierungsgrad transparent machen, Lücken gezielt schließen und nachhaltige Ergebnisse sichern. Statt Tools um der Tools willen stehen greifbare Wertschöpfung, messbare Fortschritte und menschliche Akzeptanz im Vordergrund. Mit klaren Bewertungsmethoden, priorisierten Maßnahmen und verantwortungsvoller Governance entsteht ein Weg, der heute Nutzen stiftet und morgen skaliert. Begleiten Sie uns, stellen Sie Fragen, und teilen Sie Ihre Erfahrungen, damit aus Erkenntnissen planbare, wirkungsvolle Schritte werden.
Vom Zufall zur Systematik
Viele Mittelständler starten Automatisierung spontan, getrieben von Engpässen oder einzelnen Enthusiasten. Das führt zu Inseln, Schattenprozessen und unsichtbaren Risiken. Das SMB Automation Maturity Model bringt Ordnung, gemeinsame Sprache und klare Prioritäten. Ein familiengeführter Großhändler erreichte so binnen zwei Quartalen 40 Prozent schnellere Auftragsabwicklung, weil Verantwortung, Prozesse und Technologie endlich zusammenwirkten. Welche Stufe beschreibt Ihre Realität: reaktiv, standardisiert, gemanagt oder vorausschauend? Teilen Sie Ihre Einschätzung und vergleichen Sie, wo Kultur, Datenqualität und Werkzeuglandschaft wirklich stehen.
Die Reifegradstufen beschreiben den Weg von ad‑hoc gelösten Aufgaben hin zu vorhersagbarer, datenbasierter Automatisierung. Anfangs dominieren heroische Einzelaktionen, später entstehen Standards, dann gesteuerte Plattformen und schließlich lernende Systeme mit kontinuierlicher Verbesserung. Jede Stufe hat typische Artefakte, Rollen und Risiken. Diese Einordnung schafft gemeinsame Erwartungshorizonte für Geschäftsführung, IT und Fachbereich. Nutzen Sie sie als Karte, nicht als Käfig, und definieren Sie pro Stufe klare Nachweise, die Fortschritt sichtbar machen.
Ein Assessment ohne Beschönigung spart später Zeit und Geld. Statt Checklisten abzuhaken, verknüpfen wir Prozessdurchlaufzeiten, Fehlerraten, Eskalationen und Systemlogs mit Interviews entlang des Wertstroms. So entsteht ein Bild, das sowohl technische Schulden als auch kulturelle Hürden zeigt. Oft zeigt sich: das Bottleneck liegt nicht im Bot, sondern in nicht entschiedenen Regeln, unklarem Eigentum oder fehlenden Schnittstellen. Teilen Sie anonym Ihre größten Hürden, und wir spiegeln typische Muster ähnlicher Unternehmen.
Messbare Daten statt Bauchgefühl
Wir starten mit Durchlaufzeiten, Warteschlangenlängen, Nacharbeitsquoten, manuellen Eingriffsfrequenzen, Ticket‑Kategorien und Eskalationsmustern. Ergänzt werden diese Fakten um Prozessvarianten aus Event‑Logs, die zeigen, wo Schleifen, Ausnahmen oder Freigabe‑Wartezeiten entstehen. Wichtig ist die Baseline: Ohne Ausgangswerte bleibt jeder Fortschritt Behauptung. Wir definieren Metriken, die stabil erfassbar sind, unmanipulierbar bleiben und für alle verständlich wirken. Erst dann erhalten Benchmarks und Ziele echte Aussagekraft und beeinflussen Prioritäten sinnvoll.
Gemba im Büro: dort, wo Arbeit fließt
Wer nur auf Dashboards blickt, übersieht Reibungspunkte. Deshalb beobachten wir Arbeit am Ort des Geschehens: Posteingänge, Schnittstellenhops, Rückfragen, Medienbrüche, Copy‑Paste‑Orgien, Parallelkalender, improvisierte Freigaben. Note‑Taking und Wertstromskizzen machen Wartezeiten sichtbar. Mitarbeitende liefern wertvolle Hinweise, welche Regeln fehlen oder welche Daten schlicht nicht verlässlich sind. Dieses Bild schützt vor Automatisierung von Chaos. Berichten Sie, wo Ihre Teams am meisten Zeit verlieren; oft liegt die Lösung näher als gedacht.
Roadmaps mit Wirkung und Atem
Eine tragfähige Roadmap verbindet Ambition mit Lieferfähigkeit. Sie übersetzt die Vision in überschaubare Wellen, schafft Abhängigkeiten aus dem Weg und reserviert Kapazität für Betrieb, Sicherheit und Schulung. Wir planen Quartale, liefern jedoch wöchentlich Wert. Hypothesen werden mit Daten überprüft, Budgets an Ergebnissen ausgerichtet. Risiken erhalten Gegenmaßnahmen, nicht nur Farben in Folien. Teilen Sie Ihre Top‑drei Ziele; wir skizzieren, wie sie in eine realistische Sequenz passen könnten.
RPA als Brücke, nicht als Dauerlösung
RPA kann schnell Lücken schließen, besonders bei fehlenden Schnittstellen. Als Brücke eingesetzt, liefert es zügig Entlastung, während langfristige APIs geplant werden. Wir definieren harte Abschaltkriterien, Monitoring, robustes Error‑Handling und sichern Zugangsdaten sauber. So bleibt RPA ein taktischer Gewinn, nicht eine neue Form technischer Schulden. Teilen Sie, welche Masken heute noch manuell befüllt werden; oft reicht ein kleiner Bot, um tausende Klicks monatlich einzusparen.
API‑first und Ereignisse statt Polling
API‑first schafft langlebige Integrationspunkte und macht Verantwortlichkeiten klar. Ereignisgesteuerte Architektur reduziert Kopplung, verbessert Reaktionszeit und senkt Kosten, weil Systeme nur bei echten Änderungen arbeiten. Für SMBs genügen oft einfache Message‑Broker und Webhooks, sorgfältig dokumentiert und überwacht. So wachsen Funktionen schrittweise, ohne monolithische Big‑Bang‑Projekte. Welche Kernobjekte verdienen zuerst saubere APIs – Auftrag, Kunde, Bestand? Ihre Rückmeldung hilft, die richtige Reihenfolge zu finden.
KI und LLMs als Verstärker realer Prozesse
Große Sprachmodelle klassifizieren E‑Mails, fassen Tickets zusammen und schlagen nächste Schritte vor. Der Nutzen steigt, wenn Modelle mit Ihren Richtlinien, Glossaren und Beispielen gefüttert werden und Entscheidungen nachvollziehbar bleiben. Wir kombinieren Retrieval‑Techniken, Rollen‑Prompts und menschliche Freigaben, messen Qualität und verhindern Halluzinationen durch klare Grenzen. Beginnen Sie klein: eine Posteingangskategorie, ein Wissensartikel‑Entwurf. Teilen Sie Use‑Cases, und wir skizzieren, wie Verantwortung und Datenschutz gewahrt bleiben.
Rollen, die Verantwortung klären
Klare Verantwortlichkeiten reduzieren Reibung. Product Owner definieren Ergebnisse, Prozessverantwortliche sichern Regelwerk, Entwickler liefern Bausteine, Plattform‑Teams garantieren Betrieb, Security setzt Guardrails. Ein schlanker Steuerkreis bündelt Entscheidungen wöchentlich. So verschwinden Ping‑Pong‑Effekte und Eskalationsketten. Teilen Sie, welche Rollen heute unklar sind; oft reicht ein einfaches RACI‑Blatt, um Tempo und Qualität spürbar zu verbessern, ohne Strukturen aufzublähen oder Zuständigkeiten doppelt zu belegen.
Fähigkeiten aufbauen, die bleiben
Training zahlt sich aus, wenn es echte Arbeit berührt. Wir kombinieren kurze Lernsprints, Dojo‑Formate und Shadowing an realen Fällen. Citizen Developer erhalten Leitplanken, Templates und Code‑Reviews. Fachbereiche lernen Prozessmodellierung, Datenqualität und Testen. Erfolg wird an umgesetzten Automationen gemessen, nicht an Zertifikaten. Welche Fähigkeiten fehlen Ihnen gerade am meisten? Melden Sie sich für praxisnahe Sessions, die sofortige Anwendung ermöglichen und gleichzeitig Standards und Sicherheit respektieren.
Erfolg messen, skalieren, feiern
Ohne Metriken bleibt Fortschritt unsichtbar. Wir definieren Baselines, Ziele und Messpunkte entlang des Wertstroms: Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, First‑Contact‑Resolution, FTE‑Entlastung, NPS, ESAT, Compliance‑Treffer und Stabilität. Ein einfaches Dashboard zeigt Wirkung je Welle, inklusive Kosten und Risiken. Wins werden gefeiert, Learnings dokumentiert, und Budgets folgen belegten Ergebnissen. Teilen Sie, welche Kennzahlen Ihre Führung sehen will; wir helfen, sie belastbar und wiederholbar zu erheben.
